Każdy właściciel lub zarządca już użytkowanego i ogrzewanego budynku ma obowiązek złożenia deklaracji w wersji elektronicznej lub papierowej do 30 czerwca 2022 roku. W przypadku nowo instalowanych urządzeń grzewczych termin ten wynosi 14 dni od uruchomienia źródła ciepła.

Źródło ogrzewania można zgłosić w tradycyjnej papierowej formie (druki do pobrania na stronie http://www.nikielkowo.barczewo.pl) lub online za pośrednictwem strony https://www.zone.gunb.gov.pl. 

Ważne: aby skorzystać z tej formy zgłoszenia, należy posiadać profil zaufany lub e-dowód. Osoby chcące złożyć deklarację osobiście muszą wypełnić formularz odręcznie i wysłać go pocztą albo doręczyć do właściwego ze względu na umiejscowienie domu urzędu miasta lub gminy.

Informację o używanych i posiadanych urządzeniach grzewczych powinien przekazać każdy właściciel budynku mieszkalnego (deklaracja A) lub niemieszkalnego (deklaracja B). W przypadku budynków wielorodzinnych obowiązek ten powinien wypełnić zarządca zbiorczo dla części lub całego budynku. Do bazy należy zgłosić wszystkie używane źródła ogrzewania, takie jak sieć ciepłownicza, kocioł grzewczy z wymienieniem jego typu, piec węglowy, podgrzewacz czy kominek. Trzeba zarejestrować także odnawialne źródła energii: pompy ciepła, geotermię, panele słoneczne podgrzewające wodę, z wyjątkiem fotowoltaiki.